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Handbuch — NotionaryAtlas

Dein persönlicher Assistent für Termine, Boards, Gewohnheiten, Reisen und mehr.

Inhaltsverzeichnis

  1. Erste Schritte
  2. Übersicht (Dashboard)
  3. Kalender
  4. Tagebuch
  5. Notizen
  6. Boards
  7. Listen
  8. Gewohnheits-Tracker
  9. Ziele
  10. Kontakte
  11. Reisen
  12. Finanzen
  13. Fahrtenbuch
  14. Sammlungen
  15. Spiele
  16. Posteingang
  17. Chat
  18. KI-Assistent
  19. Einstellungen
  20. Admin-Bereich
  21. Mobile & PWA
  22. Tipps & Tricks
  23. Health & Nutrition

1. Erste Schritte

Registrierung

  1. Die App im Browser öffnen → Registrieren wählen.
  2. E-Mail-Adresse, vollständigen Namen und ein Passwort (mind. 8 Zeichen) eingeben.
  3. Passwort zur Bestätigung wiederholen → Account erstellen.
  4. Nach der Registrierung wirst du automatisch zur Übersicht weitergeleitet.

Login

  • Bestehende Zugangsdaten eingeben (E-Mail + Passwort).
  • Passwort vergessen? → Link auf der Login-Seite → E-Mail mit Reset-Link wird verschickt.

Erster Start — Einrichtungs-Assistent

Beim allerersten Login startet automatisch der Einrichtungs-Assistent — ein 7-stufiger geführter Prozess:

Schritt Inhalt
1 Willkommen Begrüßung und Überblick
2 Kalender Geburtstage-, Aufgaben- und Feiertags-Kalender anlegen
3 Profil Name, Benutzername, Zeitzone, Kalenderansicht, Kontakt-Namensanzeige, Passwort
4 Push Benachrichtigungen für Kalender-Erinnerungen und Chat aktivieren
5 Design Hell / Dunkel / System wählen
6 Handbuch Link zum Handbuch
7 Fertig Abschluss

Tipp: Der Assistent kann jederzeit erneut gestartet werden: Einstellungen → Einrichtungs-Assistent → Setup erneut starten.

2. Übersicht (Dashboard)

Die Startseite fasst alle wichtigen Bereiche auf einen Blick zusammen — vollständig anpassbar mit Dashboard-Profilen, individuellen Widget-Layouts und Schnell-Aktionen.

Was du siehst

Bereich Inhalt
Begrüßung Tageszeit-abhängig (Guten Morgen / Tag / Abend) + Datum
Profil-Wechsler Dropdown zum Umschalten zwischen gespeicherten Layouts (erscheint ab 2 Profilen)
Statistik-Kacheln Heutige Termine, Gewohnheiten, Boards, Kontakte, Notizen, Reisen
Reise-Widget Aktive und geplante Reisen
Weitere Widgets Termine, Gewohnheiten, Boards, Favoriten, Finanzen, Chat, Eingang, Fahrtenbuch
Schnell-Widgets Direkte Erfassung von Notizen, Kontakten und Terminen ohne Seitenwechsel

Dashboard-Profile

Mit Dashboard-Profilen kannst du mehrere unabhängige Layouts speichern und je nach Situation blitzschnell wechseln — zum Beispiel ein kompaktes Profil für unterwegs und ein ausführlicheres für den Schreibtisch.

Profil erstellen

  1. Oben rechts auf das ⚙️-Icon klicken → Bereich „Dashboard anpassen" öffnet sich.
  2. Im Abschnitt Profile auf + klicken.
  3. Ein Emoji (z. B. 🚗) und einen Namen (z. B. „Unterwegs") eingeben.
  4. Speichern → das neue Profil ist sofort aktiv und du kannst seine Widgets konfigurieren.

Zwischen Profilen wechseln

  • Im Header-Bereich der Übersicht erscheint ein Dropdown mit allen gespeicherten Profilen (sobald du mehr als eines angelegt hast).
  • Wähle das gewünschte Profil → das Dashboard lädt sofort das gespeicherte Layout.
  • Alternativ: ⚙️ → Abschnitt „Profile" → Dropdown-Auswahl.

Profil verwalten

Im Customize-Sheet (⚙️) stehen für das aktive Profil drei Aktionen bereit:

Aktion Beschreibung
Umbenennen Name und Emoji des Profils ändern
Kopieren Erstellt ein neues Profil mit denselben Widget-Einstellungen
Löschen Entfernt das Profil (nur möglich, wenn noch mindestens eines verbleibt)

Tipp: Mit „Kopieren" erstellst du schnell Varianten eines bewährten Layouts, ohne von vorne anzufangen.

Widgets anpassen

Jedes Profil hat ein eigenes Widget-Layout. Im Customize-Sheet (⚙️ oben rechts):

Ein-/Ausblenden

Jedes Widget hat einen Schalter (Toggle). Ausgeschaltete Widgets verschwinden sofort aus dem Dashboard — die Daten bleiben erhalten.

Reihenfolge ändern

Widgets lassen sich per Drag & Drop umsortieren: am Griffpunkt (⠿) links von jedem Widget anfassen und an die gewünschte Position ziehen. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert.

Verfügbare Widgets

Widget Modul Beschreibung
Statistik-Übersicht — Zahlen auf einen Blick (Termine, Gewohnheiten, Kontakte …)
Reise-Widget Reisen Aktive Reise mit Stopps
Heutige Termine Kalender Termine heute + nächste 7 Tage
Gewohnheiten Gewohnheiten Fortschrittsbalken für heute
Boards Boards Schnellzugriff auf deine Kanban-Boards
Favoriten Kontakte Favorisierte Kontakte auf einen Blick
Finanz-Buch Finanzen Kontostand & letzte Transaktionen
Chat Chat Letzte Nachrichten
Eingang Posteingang Einladungen & geteilte Inhalte
Fahrtenbuch Fahrtenbuch Fahrzeug & Zweck wählen, Fahrt per Ein-Tipp starten/beenden, GPS-Livetracking
Schnell-Notiz Notizen Notiz sofort anlegen
Schnell-Kontakt Kontakte Kontakt sofort anlegen
Schnell-Termin Kalender Termin sofort anlegen

Gesperrte Widgets (🔒): Widgets, die ein Add-On-Modul erfordern, das noch nicht freigeschaltet ist, erscheinen mit einem Schloss-Icon und können nicht aktiviert werden. Nach dem Upgrade sind sie sofort verfügbar.

Schnell-Widgets

Die drei Schnell-Widgets erlauben es, Inhalte direkt auf dem Dashboard zu erfassen — ohne zur jeweiligen Modul-Seite wechseln zu müssen.

Schnell-Notiz

  • Titel eingeben → Enter oder Pfeil-Button → Notiz wird im Notizen-Modul gespeichert.

Schnell-Kontakt

  • Vor- und Nachname eingeben → Kontakt speichern → Kontakt erscheint sofort im Adressbuch.

Schnell-Termin

  • Titel eingeben, Datum wählen (Standard: heute), optional Uhrzeit → Termin speichern → Termin wird im Kalender gespeichert.
  • Ohne Uhrzeit wird der Termin als Ganztags-Termin angelegt.

Über den „Alle"-Link (rechts oben im jeweiligen Widget) gelangst du direkt zur vollständigen Ansicht des Moduls.

Szenario — Morgenroutine

Du öffnest die App nach dem Aufstehen. Dein Profil „Morgen" zeigt: Statistik, heutige Termine und das Schnell-Notiz-Widget. Direkt auf dem Dashboard tippst du deine erste Idee ein. Mit einem Klick gelangst du zum Kalender, ohne die Übersicht verlassen zu müssen.

Szenario — Unterwegs-Modus

Du sitzt im Zug. Per Dropdown wechselst du auf dein Profil „Unterwegs 🚗" — dort hast du nur das Fahrtenbuch-Widget, Chat und Schnell-Notiz aktiviert. Der Rest ist ausgeblendet, damit die Seite schnell lädt und du nicht abgelenkt wirst.

3. Kalender

Ansichten

Der Kalender bietet 10 verschiedene Ansichten, umschaltbar über das Dropdown rechts oben:

Ansicht Wann sinnvoll
Jahresansicht Gesamtüberblick, Urlaubsplanung
6-Monate Mittelfristige Planung
3-Monate Quartal im Blick
Monatsansicht Standardansicht, tägliche Übersicht
Wochenansicht Detaillierte Wochenplanung
5-Tage (Mo–Fr) Arbeitswoche ohne Wochenende
3-Tage / 2-Tage Fokus auf wenige Tage
Tagesansicht Detaillierter Tagesplan (stündlich)
Listenansicht Chronologische Auflistung aller Termine

Kalender verwalten

In der linken Seitenleiste des Kalenders:

  • + Neuer Termin — direkt einen Termin erstellen.
  • Kalender-Liste — mehrere Kalender (z. B. „Privat", „Arbeit") ein- und ausblenden.
  • Standardkalender — wählen, in welchen Kalender neue Termine standardmäßig kommen.

Neuen Kalender anlegen: Über das +-Icon neben „Kalender" → Name + Farbe wählen.

Kalender teilen

Einzelne Kalender können mit anderen App-Nutzern geteilt werden:

  • Kalender auswählen → Teilen-Icon → E-Mail des Empfängers eingeben.
  • Freigegebene Kalender erscheinen beim Empfänger in seiner Kalenderansicht.

Termine erstellen und bearbeiten

Neuen Termin erstellen:

  • Klick auf + Neuer Termin in der Sidebar, oder
  • direkt auf einen Tag / Zeitslot im Kalender klicken.

Termin-Felder:

  • Titel (Pflichtfeld)
  • Beschreibung und Ort
  • Start- und Enddatum / -uhrzeit
  • Ganztägig (Toggle)
  • Farbe
  • Kalender-Zugehörigkeit
  • Status (Bestätigt, Tentativ, Abgesagt)
  • Erinnerungen (z. B. 15 Minuten vorher)
  • Wiederholung (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich — mit Enddatum oder Anzahl)
  • Anhänge

Termin bearbeiten: Klick auf einen bestehenden Termin → Modal öffnet sich.

Termin verschieben: Per Drag & Drop direkt im Kalender.

Serientermin löschen oder ändern: Dialog fragt, ob nur „Dieser Termin", „Dieser und alle folgenden" oder „Alle" betroffen sein sollen.

Import & Extras

  • Feiertage importieren — Deutschland, Österreich, Schweiz und weitere Länder.
  • ICS-Datei importieren — externe Kalender (z. B. aus Google Calendar oder Outlook) einlesen.
  • Browser-Benachrichtigungen — aktivierbar für Termin-Erinnerungen.

Szenario — Wochenplanung am Sonntag

Du wechselst in die 5-Tage-Ansicht, um die kommende Arbeitswoche zu sehen. Montag ist bereits voll (3 Termine). Du verschiebst das Meeting von Dienstag 10:00 per Drag & Drop auf Mittwoch 14:00. Dann richtest du eine wöchentliche Wiederholung für dein Team-Standup jeden Montag 09:00 ein.

4. Tagebuch

Struktur

Das Tagebuch ist in Journals (Tagebücher) und Einträge aufgeteilt. Du kannst mehrere Journals führen — z. B. „Persönlich", „Reisetagebuch", „Arbeit".

Journals verwalten

  • Oben links im Tagebuch: Journal-Selector (Dropdown mit Icon und Farbe).
  • Neues Journal erstellen: Name, Farbe und Icon wählen.
  • Beim ersten Start wird automatisch ein Standard-Journal angelegt.

Einen Eintrag schreiben

  1. + Neuer Eintrag klicken (oder auf einen Tag in der Heatmap).
  2. Titel vergeben (optional).
  3. Stimmung wählen: 😢 😟 😐 🙂 😄 — klick auf ein Emoji.
  4. Tags eingeben (kommagetrennt, z. B. „Arbeit, Freude, Sport").
  5. Text schreiben im Rich-Text-Editor.
  6. Optional: Anhänge hinzufügen (PDF, DOCX, XLSX, TXT — max. 10 MB).
  7. Speichern.

Editor-Funktionen

Der integrierte Editor unterstützt:

  • Fettschrift, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen
  • Überschriften (H1–H3), Listen, Aufgabenlisten (Checkboxen)
  • Zitate, Code-Blöcke, Links
  • Bilder einfügen (Upload oder per Link)
  • Tabellen
  • Emojis
  • >> Syntax — zwei > eingeben und anfangen zu tippen, um eine andere Notiz oder einen anderen Eintrag zu verlinken.

Heatmap

Unter der Eintrags-Liste befindet sich eine 26-Wochen-Heatmap: Jedes Quadrat steht für einen Tag. Tage mit Eintrag sind farbig markiert. Klick auf ein Quadrat springt direkt zum entsprechenden Eintrag.

Vorlagen

  • Vorlage laden: Über das Vorlage-Icon in der Toolbar → Aus gespeicherten Vorlagen wählen.
  • Als Vorlage speichern: Aktuellen Inhalt als Vorlage für spätere Einträge speichern.
  • Vorlagen enthalten Titel-Gerüst, Tags und vordefinierten Text — ideal für Wochen-Reviews, Reflexionen oder wiederkehrende Formate.

KI-Funktionen im Tagebuch

Im Bearbeitungsmodus erscheint das ✨-Icon in der Toolbar:

Schreibimpuls — KI generiert einen kreativen Denkanstoß für den heutigen Eintrag. Ideal wenn man nicht weiß, womit man anfangen soll.

Stimmungsanalyse — KI liest den aktuellen Eintrag und gibt eine Einschätzung der Stimmungslage, Hauptgefühle und möglicher Auslöser zurück.

Szenario — Tagesbucheintrag nach einem schwierigen Tag

Du öffnest das Tagebuch, wählst „😟" als Stimmung und gibst als Tags „Stress, Arbeit" ein. Du weißt nicht, wie du anfangen sollst → ✨ → Schreibimpuls → die KI schlägt vor: „Beschreibe einen Moment heute, in dem du dich besonders unter Druck gefühlt hast. Was hat ihn ausgelöst und wie hast du reagiert?" Du schreibst 15 Minuten. Danach → ✨ → Stimmungsanalyse → die KI bestätigt: hohe Anspannung, möglicher Auslöser: Zeitdruck vor einem Deadline.

5. Notizen

Struktur

Die Notizen-Seite ist in drei Bereiche aufgeteilt:

  1. Ordner-Sidebar (links) — hierarchische Ordnerstruktur, per Drag resizable
  2. Notizenliste (Mitte) — alle Notizen des gewählten Ordners
  3. Editor (rechts) — Notiz anzeigen und bearbeiten

Die Breite der Ordner-Sidebar lässt sich durch Ziehen des Trennbalkens anpassen — die gewählte Breite wird gespeichert.

Ordner

  • Neuer Ordner: + Icon in der Sidebar → Name und Farbe wählen.
  • Unterordner: Hover auf einen Ordner → „Unterordner erstellen".
  • Ordner umbenennen / löschen: Hover → Stift- oder Papierkorb-Icon.
  • Notiz in Ordner verschieben: Per Drag & Drop oder über das Ordner-Dropdown in der Notiz.
  • Spezielle Filter: Alle Notizen (zeigt alles) und Ohne Ordner (Notizen ohne Zugehörigkeit).

Notizen erstellen und bearbeiten

Neue Notiz: Klick auf + Neue Notiz oben in der Sidebar.

Nach dem Erstellen befindet man sich direkt im Bearbeitungsmodus:

  • Titel oben eingeben.
  • Inhalt im Editor schreiben (gleicher Rich-Text-Editor wie im Tagebuch).
  • Über das Ordner-Dropdown die Notiz einem Ordner zuweisen.
  • Wiedervorlage-Datum setzen (die Notiz erscheint an dem Tag auf der Übersicht).
  • Speichern → wechselt in den Lese-Modus.

Notizkarten — Kurzübersicht

Jede Notiz in der Liste zeigt:

  • Titel (📌 wenn angepinnt)
  • Textvorschau (erste 120 Zeichen)
  • Wiedervorlage-Datum (falls gesetzt)
  • Zuletzt bearbeitet

Sortierung und Suche

Oben in der Notizenliste:

  • Suche — nach Titel filtern.
  • Sortierung — nach zuletzt geändert (auf-/absteigend), Titel A–Z / Z–A, oder Erstellungsdatum.

Tiefensuche mit KI

Die Tiefensuche (Lupen-Icon mit Funken) durchsucht den vollständigen Inhalt aller Notizen — auch wenn der Suchbegriff nur im Text, nicht im Titel vorkommt. Ergebnisse werden mit Vorschau-Ausschnitt angezeigt.

Favoriten

Jede Notiz kann als Favorit markiert werden — unabhängig vom Ordner, in dem sie liegt:

  • Stern-Icon auf der Notizkarte (Listenansicht) antippen — oder
  • Im Lese-Modus → ⭐-Icon in der Toolbar

Favorisierte Notizen erscheinen im linken Panel unter „Favoriten" (Stern-Eintrag, bernstein-gelb).

Standard-Ansicht: Beim Öffnen der Notizen wird automatisch die Favoriten-Ansicht gezeigt — so siehst du sofort deine wichtigsten Notizen.

Anheften (Pinnen)

Im Lese-Modus → 📌-Icon in der Toolbar → angepinnte Notizen erscheinen immer ganz oben in der Liste.

Unterschied Pinnen / Favorit: Pinnen beeinflusst die Reihenfolge innerhalb eines Ordners (oben). Favoriten sind eine übergreifende Sammlung über alle Ordner hinweg.

Import und Export

Markdown importieren (Upload-Icon in der mobilen Toolbar oder Sidebar):

  • Einzelne .md-Datei oder ZIP-Archiv mit mehreren Dateien hochladen.
  • Erster # Überschrift wird als Titel übernommen.
  • Ideal für Importe aus Obsidian, Apple Notes, Bear, Notion.

Als Markdown exportieren:

  • Einzelne Notiz: Download-Icon im Lese-Modus → .md-Datei.
  • Alle sichtbaren Notizen: Download-Icon in der Notizenliste → ZIP mit allen .md-Dateien.

KI-Funktionen in Notizen

Im Bearbeitungsmodus erscheint das ✨-Dropdown. Die KI arbeitet entweder auf dem gesamten Text oder auf einer markierten Auswahl (Text im Editor markieren, dann ✨ öffnen).

Funktion Beschreibung
Markierten Text korrigieren Erscheint nur wenn Text markiert ist — korrigiert nur die Auswahl
Korrekturlesen Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung des gesamten Textes
Formeller / Informeller Stil in eine Richtung umschreiben
Kürzer / Länger Text verdichten oder ausführen
Zusammenfassen 2–3 Kernsätze
Strukturieren Fügt Überschriften und Abschnitte ein
Übersetzen Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch
Titel vorschlagen Schlägt einen Titel vor — mit einem Klick übernehmen
Termine erkennen Liest Datums- und Zeitangaben und erstellt Kalendertermine

Alle Text-Aktionen zeigen zuerst einen Vorschau-Dialog mit dem Original (links) und dem KI-Ergebnis (rechts). Erst nach „Übernehmen" wird der Text geändert. Über „Verwerfen" bleibt alles unverändert.

Szenario — Besprechungsprotokoll mit KI

Du tippst nach einem Meeting schnell ein unstrukturiertes Protokoll in eine neue Notiz: Wer war da, was wurde besprochen, nächste Schritte. Dann: ✨ → Strukturieren → KI fügt automatisch Überschriften „Teilnehmer", „Beschlüsse" und „Nächste Schritte" ein. Danach → Titel vorschlagen → „Meeting-Protokoll Projektstart 27.02." → Übernehmen. Dann → Termine erkennen → KI findet „Nächstes Review: 06.03. um 10:00" → Termin direkt in den Kalender eintragen.

6. Boards

Übersicht

Boards ermöglichen die freie Verwaltung von Kanban-artigen Tafeln. Jedes Board kann eine eigene Struktur mit benutzerdefinierten Spalten und Karten haben.

Board anlegen

Klick auf + Neues Board → Formular:

  • Name (Pflichtfeld)
  • Icon (Emoji)
  • Farbe

Alle Boards werden als Karten in einem Grid dargestellt. Hover → Bearbeiten (Stift) oder Löschen (Papierkorb).

Board öffnen

Klick auf eine Board-Karte öffnet die Board-Detailseite mit allen Spalten und Karten. Spalten und Karten können dort verwaltet und per Drag & Drop umgeordnet werden.

Szenario — Ideen-Board

Du erstellst ein Board „Blog-Ideen" mit dem Icon ✍️ in Lila. Darin pflegst du Spalten wie „Idee", „In Arbeit" und „Veröffentlicht".

7. Listen

Übersicht

Listen sind Todo-Listen für den Alltag. Jede Liste hat ein eigenes Emoji, eine Farbe und kann in Kategorien unterteilt werden.

Liste anlegen

Klick auf + Neue Liste:

  • Name (Pflichtfeld)
  • Emoji (Icon aus Auswahl)
  • Farbe

Einträge verwalten

Innerhalb einer Liste:

  • + Eintrag hinzufügen — neuen Punkt eingeben und mit Enter bestätigen.
  • Eintrag abhaken — Klick auf den Kreis vor dem Eintrag → durchgestrichen markiert.
  • Eintrag bearbeiten — Klick auf den Text → inline editierbar.
  • Reihenfolge ändern — Pfeile ↑ ↓ an jedem Eintrag.
  • Eintrag löschen — Papierkorb-Icon beim Hover.

Kategorien

Innerhalb einer Liste können Einträge in Kategorien gruppiert werden:

  • Kategorie anlegen → Name eingeben.
  • Kategorie aus-/einklappen (Chevron-Icon).
  • Einträge direkt einer Kategorie hinzufügen.

Fortschrittsanzeige

Jede Liste zeigt eine Fortschrittsleiste: abgehakte Einträge / Gesamtanzahl. So siehst du auf einem Blick, wie weit du bist.

Vorlagen

  • Listen können als Vorlage markiert werden.
  • Liste kopieren — erstellt eine neue Liste mit allen Einträgen (ideal für Packlisten, Einkaufszettel, Checklisten).

Archivieren

Erledigte Listen können archiviert und später wieder hergestellt werden, ohne sie dauerhaft löschen zu müssen.

Szenario — Packliste für den Urlaub

Du erstellst eine Liste „Urlaub Lissabon" mit dem Icon 🧳. Du legst Kategorien an: „Kleidung", „Dokumente", „Elektro". Für die nächste Reise kopierst du die Liste und passt sie individuell an.

8. Gewohnheits-Tracker

Übersicht

Der Gewohnheits-Tracker zeigt eine scrollbare Tabelle:

  • Linke Spalte: Gewohnheit (Icon, Name, Beschreibung)
  • Streak-Spalte: 🔥 Aktuelle Serie in Tagen
  • 14-Tage-Raster: Die letzten 14 Tage

Gewohnheit anlegen

Klick auf + Neue Gewohnheit:

  • Name (Pflichtfeld)
  • Beschreibung (optional)
  • Icon (Emoji aus 12 Vorschlägen: 💪 🏃 📚 🧘 💧 🍎 😴 ✍️ 🎯 🌿 🎵 🧹)
  • Farbe

Abhaken

Klick auf einen Kreis im 14-Tage-Raster:

  • Gefüllter Kreis mit Häkchen = erledigt ✓
  • Leerer Kreis = nicht erledigt
  • Heute wird mit einem dickeren Rahmen in der Gewohnheitsfarbe markiert
  • Zukünftige Tage sind ausgegraut und nicht klickbar

Streak

Die Streak-Spalte zeigt, wie viele aufeinanderfolgende Tage die Gewohnheit zuletzt durchgehalten wurde. Die Flamme 🔥 motiviert zum Dranbleiben.

Szenario — Morgen-Routine aufbauen

Du richtest 4 Gewohnheiten ein: „💧 Trinken" (2L Wasser), „📚 Lesen" (30 Min), „🏃 Sport" und „😴 Schlafen" (vor 23:00). Jeden Morgen öffnest du den Tracker und hakst die Gewohnheiten des Vortages ab. Nach 7 Tagen siehst du bei „💧 Trinken" 🔥 7 — das motiviert weiterzumachen.

9. Ziele

Übersicht

Ziele werden als Liste von Karten dargestellt. Filter-Tabs: Alle / Aktiv / Abgeschlossen / Pausiert.

Ziel anlegen

  • Titel, Beschreibung
  • Kategorie: Persönlich, Gesundheit, Finanzen, Karriere, Lernen, Beziehungen, Sonstiges
  • Zieldatum
  • Status: Aktiv, Abgeschlossen, Pausiert

Fortschritt tracken

Jede Ziel-Karte zeigt eine Fortschrittsleiste (0–100 %) mit drei Buttons:

  • — — Fortschritt um 10% verringern
  • + — Fortschritt um 10% erhöhen
  • Abschließen — springt direkt auf 100% und setzt Status auf Abgeschlossen

Abgeschlossene Ziele zeigen den Titel durchgestrichen.

Szenario — Jahres-Ziel tracken

Im Januar trägst du dein Ziel „10 Bücher lesen" ein, Kategorie Lernen, Zieldatum 31.12. Nach jedem Buch drückst du + (10%) — nach 5 Büchern bist du bei 50%. Das Abschließen nach Buch 10 im Oktober — ✓ Ziel erreicht.

10. Kontakte

Layout

Desktop: Zwei-Spalten-Layout (Liste links, Detail/Formular rechts). Mobile: Eine Ansicht gleichzeitig, Zurück-Button zwischen Liste und Detail.

Kontakt anlegen

+ Neuer Kontakt:

Person:

  • Vorname (Pflichtfeld), Nachname
  • Firma, Position
  • Geburtstag (Format: DD.MM.YYYY)
  • Kategorie: Privat / Geschäftlich

E-Mails und Telefonnummern:

  • Beliebig viele hinzufügbar
  • Jede mit Label (Privat, Geschäftlich, Andere bzw. Mobil, Hauptnummer, …)
  • Einen Eintrag als Primär markieren (erscheint in der Liste)

Adresse:

  • Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Land

Notizen: Freitext

Avatar: Foto hochladen oder entfernen.

Kontakt-Karte

Klick auf einen Kontakt öffnet die Detailansicht. Dort werden alle gespeicherten Infos angezeigt, inkl. Kommunikationshistorie (eigene Notizen zu Gesprächen und E-Mails können eingetragen werden).

Kontakt-Karte auf der Karte anzeigen

Das Karten-Icon in der Kontakt-Toolbar öffnet eine Kartenansicht mit der eingetragenen Adresse des Kontakts — ideal für die Navigation zum Treffen.

Suche und Filter

  • Suche nach Name, E-Mail, Firma
  • Kategorie-Filter: Alle / Privat / Geschäftlich
  • Sortierung: Name A–Z, Zuletzt geändert, Geburtstag

Import

CSV / vCard (VCF) importieren:

  • Upload-Dialog öffnen → CSV oder VCF-Datei auswählen.
  • Felder werden automatisch zugeordnet.
  • Ideal für den Umzug aus anderen Apps (Outlook, Google Contacts, Adressbuch).

Szenario — Geschäftskontakt pflegen

Du trägst einen neuen Kunden ein: Firma „Muster GmbH", Position „Einkaufsleitung", zwei E-Mails (Geschäft + Privat, Geschäft als Primär), eine Handynummer, Geburtstag 15. März. In den Notizen vermerkst du: „Bevorzugt Anrufe vor 10:00." Beim nächsten Kontakt siehst du in der Liste sofort die primäre E-Mail und in der Detailansicht alle Infos auf einen Blick.

11. Reisen

Übersicht

Reisen werden als Bildkarten mit Titel, Status und Eckdaten dargestellt. Status-Filter oben: Alle / Geplant / Unterwegs / Abgeschlossen / Abgebrochen.

Eigene Reisen und geteilte Reisen (von anderen Nutzern) werden getrennt aufgelistet.

Reise anlegen

  • Titel
  • Cover-Bild (JPG, PNG, WebP — max. 10 MB) — erscheint als Hintergrund der Karte
  • Status: Geplant, Unterwegs, Abgeschlossen, Abgebrochen
  • Land / Destination
  • Reiseart (z. B. Städtereise, Strandurlaub, Business — eigene Typen anlegbar)
  • Start- und Enddatum
  • Währung (EUR, USD, GBP, CHF, JPY und viele weitere)
  • Zeitzone des Reiseziels
  • Teilnehmer (kommagetrennt)
  • Beschreibung

Reisearten verwalten

Eigene Reisetypen erstellen (Emoji + Name): Im Formular unter „Reiseart" → „Verwalten".

Reise-Detailseite — Tabs

Nach dem Öffnen einer Reise stehen folgende Tabs zur Verfügung:

Übersicht

Zeigt die wichtigsten Reise-Infos auf einen Blick: Destination, Status, Daten, Teilnehmer.

Reiseprotokoll (Log)

  • Einträge chronologisch mit Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung und Fotos.
  • GPS-Koordinaten können manuell oder per Import hinzugefügt werden.
  • Geory-Import: Reiseprotokoll aus der Geory-App importieren (JSON-Export).
  • Alle Log-Einträge werden auf einer interaktiven Karte als Route dargestellt.
  • Aus Log Tagebucheintrag erstellen: Mit einem Klick wird ein Tagebucheintrag aus dem Protokoll des Tages generiert.

Stopps

  • Einzelne Stopps (Hotels, Sehenswürdigkeiten, etc.) mit Adresse, Koordinaten, Notizen, Fotos.
  • Jeder Stopp wird auf einer Mini-Karte verortet.
  • Stopps können sortiert und mit Daten versehen werden.

Ausgaben

  • Ausgaben erfassen: Betrag, Kategorie, Datum, Notiz.
  • Alle Ausgaben in der Reisewährung — automatische Summenbildung.
  • Gesamtbetrag und Aufschlüsselung nach Kategorien.

Listen

  • Checklisten direkt zur Reise: Packliste, To-Dos, Besichtigungen.
  • Einträge abhaken, hinzufügen, löschen.

Dokumente

  • Dokumente hochladen (Buchungsbestätigungen, Pässe, Versicherungen).
  • PDF, JPG, PNG — max. 10 MB pro Datei.
  • Dokumente direkt in der App ansehen oder herunterladen.

Reise teilen

Über das Teilen-Icon in der Reise-Detailseite:

  • E-Mail des Empfängers eingeben.
  • Der Empfänger sieht die Reise schreibgeschützt in seiner App unter Geteilte Reisen.

Geteilte Reisen

Wenn ein anderer Nutzer eine Reise mit dir teilt, erscheint sie separat mit dem Badge 👥 Geteilte Reise. Die Ansicht ist schreibgeschützt.

Szenario — Urlaub planen und dokumentieren

Du planst einen Sommerurlaub nach Lissabon. Du lädst ein schönes Foto als Cover hoch, setzt den Status auf „Geplant", trägst 12.07.–26.07. ein, Währung EUR, Zeitzone Europa/Lissabon, Teilnehmer: „Anna, Max". In der Beschreibung notierst du erste Ideen für Ausflüge. Während der Reise protokollierst du täglich im Log-Tab. Am Ende erstellst du aus jedem Log-Tag automatisch einen Tagebucheintrag.

12. Finanzen

Übersicht

Das Finanz-Modul ermöglicht die Verwaltung mehrerer Haushaltsbücher (Finance Books) mit Einnahmen, Ausgaben, Abonnements und eigenen Kategorien.

Die Seite ist in drei Tabs gegliedert:

  • Bücher — Übersicht aller Haushaltsbücher
  • Abonnements — Wiederkehrende Kosten
  • Kategorien — Eigene Einnahme-/Ausgabe-Kategorien

Bücher

Neues Buch anlegen:

  • Name (z. B. „Haushalt", „Urlaub", „Projekt")
  • Typ: Haushalt, Reise, Projekt, Sonstige
  • Farbe und Icon

Jede Buchkarte zeigt:

  • Aktuellen Kontostand (Einnahmen minus Ausgaben)
  • Anzahl der Transaktionen

Klick auf ein Buch öffnet die Transaktionsliste.

Transaktionen

Innerhalb eines Buchs können Transaktionen erfasst werden:

  • Betrag (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe)
  • Kategorie
  • Datum
  • Notiz / Beschreibung

Alle Transaktionen sind chronologisch aufgelistet. Der laufende Kontostand wird automatisch berechnet.

Abonnements

Wiederkehrende Kosten zentral im Blick:

  • Name des Abonnements (z. B. „Netflix", „Spotify")
  • Betrag und Abrechnungszyklus: Wöchentlich, Monatlich, Jährlich
  • Nächstes Abrechnungsdatum — dringende Zahlungen werden farblich hervorgehoben
  • Zugehöriges Buch (optional — Abonnement einem Haushaltsbuch zuordnen)
  • Aktiv / Inaktiv — Toggle zum Pausieren
  • Als Transaktion buchen — mit einem Klick wird die Zahlung ins Haushaltsbuch eingetragen

Kategorien

Eigene Kategorien für Einnahmen und Ausgaben erstellen:

  • Name, Icon (Emoji), Farbe
  • Typ: Einnahme oder Ausgabe

Vordefinierte Standard-Kategorien können ergänzt werden.

Szenario — Monatliche Finanzen im Blick

Du legst ein Buch „Haushalt" an. Du trägst zu Beginn des Monats dein Gehalt als Einnahme ein. Während des Monats trägst du Ausgaben ein (Miete, Lebensmittel, Freizeit). Am Monatsende siehst du auf einen Blick, was übrig geblieben ist. Deine Abonnements buchst du mit dem „Als Transaktion buchen"-Button direkt ins Haushaltsbuch.

13. Fahrtenbuch

Übersicht

Das Fahrtenbuch-Modul ermöglicht die steuerrechtlich korrekte Erfassung von Fahrten nach GoBD — geeignet sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Jede Fahrt wird revisionssicher protokolliert und kann nach 7 Tagen automatisch gesperrt werden.

Das Modul gliedert sich in:

  • Fahrtenliste — chronologische Übersicht mit Filterung nach Monat/Jahr und Fahrzeug
  • Fahrzeuge — Verwaltung deiner Fahrzeuge
  • Export — PDF-Ausdruck für das Finanzamt

Hinweis: Das Fahrtenbuch ist ein kostenpflichtiges Add-On und nicht im Basic-Plan enthalten.

Widget-Schnellstart (Dashboard)

Das Fahrtenbuch-Widget auf dem Dashboard ermöglicht den Ein-Tipp-Start einer Fahrt, ohne die Seite wechseln zu müssen:

  1. Fahrzeug wählen — Dropdown mit deinen aktiven Fahrzeugen. Das zuletzt genutzte Fahrzeug ist automatisch voreingestellt.
  2. Fahrtzweck wählen — Dienstlich / Arbeitsweg / Privat. Auch hier wird der zuletzt verwendete Zweck voreingestellt.
  3. Fahrt starten tippen — Die App ermittelt automatisch deinen aktuellen Standort per GPS und trägt ihn als Startort ein. Der KM-Stand wird vom letzten Eintrag dieses Fahrzeugs übernommen. Die Fahrt startet sofort — kein Formular nötig.

Wenn GPS nicht verfügbar ist, öffnet sich das vollständige Formular mit vorausgefüllten Werten.

Formular öffnen: Über den kleinen Link „Formular öffnen" unterhalb des Buttons kannst du zusätzliche Felder (Zielort, Geschäftspartner, Zweck) vor dem Start befüllen.

Fahrt beenden

Beim Tippen auf Fahrt beenden (im Widget oder Fahrtenbuch):

  • Der aktuelle Standort wird automatisch per GPS als Ankunftsort eingetragen.
  • Startort ist ebenfalls editierbar — falls der automatisch ermittelte Startort ungenau war, kannst du ihn hier korrigieren (inkl. eigenem GPS-Button).
  • KM-Stand bei Ankunft eintragen → Die Distanz wird automatisch berechnet.

GPS-Streckenaufzeichnung

Während eine Fahrt aktiv ist, zeichnet die App den gefahrenen Weg als GPS-Strecke auf. Die Punkte werden automatisch alle ~30 Meter oder spätestens jede Minute erfasst.

Am Ende der Fahrt wird die Route als interaktive Karte im „Fahrt beenden"-Formular angezeigt — mit blauer Streckenlinie, grünem Startpunkt und rotem Endpunkt.

Wichtig — iOS/Android Hinweis: Die GPS-Aufzeichnung erfordert, dass die App im Vordergrund geöffnet bleibt und der Bildschirm nicht gesperrt ist. Bei einem eingehenden Anruf oder wenn die App in den Hintergrund wechselt, entsteht eine kurze Lücke in der Strecke.

Situation GPS-Tracking
App im Vordergrund, Bildschirm an ✅ Läuft
Anruf annehmen (kurzer Hintergrund) ⚠️ Lücke während Anruf
Bildschirm sperrt ❌ Pausiert
Zu anderer App wechseln ❌ Pausiert

Tipp: Display-Timeout in den iPhone-Einstellungen auf „Nie" stellen, solange du fährst — dann ist die Aufzeichnung lückenlos.

Für das Finanzamt gilt: Die GPS-Strecke ist ein Bonus-Feature. Die offizielle Dokumentation basiert weiterhin auf dem KM-Stand, der GoBD-konform gespeichert wird.

Fahrzeuge verwalten

Klick auf Fahrzeuge (oben rechts):

  • Name / Bezeichnung (z. B. „VW Golf", „Dienstwagen")
  • Kennzeichen (optional)
  • Anfangs-km — der Kilometerstand bei Inbetriebnahme des Fahrtenbuchs
  • Kraftstoff: Benzin, Diesel, Elektro, Hybrid, Gas, Sonstige

Mehrere Fahrzeuge sind möglich. Inaktive Fahrzeuge werden aus der Erfassung ausgeblendet, Fahrten bleiben erhalten.

Fahrt manuell erfassen (Nacherfassung)

Klick auf Nacherfassen öffnet das vollständige Formular:

Feld Beschreibung
Fahrzeug Auswahl aus deinen Fahrzeugen
Datum Tag der Fahrt
Fahrtzweck Dienstlich / Arbeitsweg / Privat
Startort Freitext oder GPS-Button für automatische Ortserkennung
Zielort Freitext oder GPS-Button
KM-Stand Start Wird automatisch mit dem letzten KM-Stand vorbelegt
KM-Stand Ende Kilometerstand bei Ankunft
Geschäftspartner Nur bei Dienstfahrten: Kontakt aus dem Kontaktbuch wählen
Beschreibung / Zweck z. B. „Kundengespräch", „Lieferung", „Arbeitsweg"

Die Distanz wird automatisch aus End-km minus Start-km berechnet.

Fahrtarten

Typ Steuerliche Relevanz
Dienstlich Vollständig absetzbar (mit Geschäftspartner + Zweck)
Arbeitsweg Entfernungspauschale (0,30 €/km ab 21. km)
Privat Keine steuerliche Absetzung

Statistik-Karten

Oberhalb der Liste wird für den gewählten Zeitraum angezeigt:

  • Gesamtkilometer
  • Davon dienstlich / Arbeitsweg / privat

Fahrten sperren (GoBD-Revisionssicherheit)

Nach 7 Tagen werden Fahrten automatisch gesperrt (Cron-Job, täglich um 02:00 Uhr). Gesperrte Fahrten können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden — das entspricht den GoBD-Anforderungen für unveränderliche Aufzeichnungen.

Manuelles Sperren: Klick auf „Sperren" in der Fahrtzeile sperrt die Fahrt sofort.

Gesperrte Fahrten sind durch ein Schloss-Icon gekennzeichnet.

Audit-Log

Jede Änderung an einer Fahrt (vor der Sperrung) wird automatisch in einem Änderungsprotokoll erfasst. Klick auf das Verlauf-Icon (Uhr) in der Fahrtzeile klappt das Protokoll auf:

  • Zeitstempel der Änderung
  • Geändertes Feld
  • Alter und neuer Wert

Export (PDF / Finanzamt)

Klick auf Export (Drucker-Icon):

  1. Jahr und Monat (oder „Ganzes Jahr") wählen
  2. Optional: Fahrzeug filtern
  3. PDF drucken / speichern → Browser-Druckdialog öffnet sich

Der Export enthält:

  • Fahrername (aus Profil)
  • Fahrzeug mit Kennzeichen
  • Alle Fahrten tabellarisch: Datum, Typ, Start/Ziel, KM-Stände, Distanz, Zweck/Partner
  • Summen: Gesamt-km, dienstlich, Arbeitsweg, privat, Anzahl Fahrten

Das Layout ist für DIN A4 Querformat optimiert und entspricht den Anforderungen des deutschen Finanzamts.

Szenario — Schnellstart zum Kunden

Du sitzt im Auto und willst sofort losfahren. Du öffnest das Dashboard, das Fahrtenbuch-Widget zeigt bereits „VW Golf" und „Dienstlich" voreingestellt (wie bei der letzten Fahrt). Ein Tipp auf Fahrt starten — der Startort wird automatisch per GPS ermittelt, der KM-Stand vorbelegt. Nach der Fahrt: Tippe auf Fahrt beenden, der Ankunftsort erscheint automatisch, KM-Stand eintragen, fertig.

Szenario — Dienstfahrten steuerlich erfassen

Du fährst am Montag zum Kunden. Du öffnest das Fahrtenbuch → Nacherfassen: Fahrzeug „VW Golf", Datum heute, Typ „Dienstlich", Startort per GPS → Zielort eingeben, KM-Start ist vorbelegt, KM-End eintragen, Geschäftspartner aus dem Kontaktbuch wählen, Zweck „Beratungsgespräch" → Speichern. Am Monatsende: Export → Monat März → PDF drucken → ans Steuerbüro übergeben.

14. Sammlungen

Übersicht

Das Sammlungen-Modul ist ein dynamischer Datenbankbaukasten: Du kannst eigene Sammlungen mit frei definierbaren Feldern erstellen — ohne Programmierung. Ideal für Bücherlisten, Filmarchive, Rezeptsammlungen, Weinproben, Equipment-Listen und vieles mehr.

Sammlung anlegen

Klick auf + Neue Sammlung:

  • Name (Pflichtfeld)
  • Emoji (Icon)
  • Farbe

Alle Sammlungen werden als Karten in einem Grid dargestellt. Jede Karte zeigt die Anzahl der gespeicherten Einträge.

Schema definieren (Felder)

Nach dem Erstellen einer Sammlung öffnet sich der Schema-Builder:

  • Felder hinzufügen: Text, Zahl, Datum, Checkbox, Auswahl, Mehrfachauswahl, URL
  • Felder umbenennen, löschen, neu anordnen
  • Das Schema kann jederzeit erweitert werden

Einträge verwalten

In einer Sammlung können Einträge:

  • Über ein automatisch generiertes Formular erstellt werden
  • In einer Tabellenansicht durchsucht, sortiert und gefiltert werden
  • In einer Kartenansicht visualisiert werden
  • Einzeln bearbeitet oder gelöscht werden

Drucken

Sammlungen können als druckfreundliche Ansicht ausgegeben werden — ideal für Listen, die du ausgedruckt mitnehmen möchtest.

Szenario — Bücherliste führen

Du erstellst eine Sammlung „Bücher" mit den Feldern: Titel (Text), Autor (Text), Jahr (Zahl), Genre (Auswahl), Gelesen (Checkbox), Bewertung (Zahl 1–5). Für jedes Buch legst du einen Eintrag an. In der Tabellenansicht kannst du nach Genre filtern und nach Bewertung sortieren.

15. Spiele

Übersicht

Der Spiele-Hub (/games) bietet vier Spiele — als Einzelspieler oder im Mehrspielermodus. Die letzten 6 gespielten Partien werden auf der Übersichtsseite angezeigt.

Sudoku

Modus: Einzelspieler

Spielstart:

  • Schwierigkeit wählen: Leicht, Mittel, Schwer, Experte
  • Modus: Normal oder Timed (mit Stoppuhr)
  • Tagesrätsel: Täglich wechselndes Puzzle — weltweit dasselbe für alle Spieler

Spielfeld:

  • 9×9-Raster mit Drag & Drop oder Klick-Eingabe
  • Zellen mit fester Vorgabe sind grau hinterlegt und nicht editierbar
  • Eigene Eingaben werden sofort auf Konflikte geprüft (rot = Fehler)

KI-Hilfe:

  • Hinweis — Du markierst eine Zelle im Rätsel, die KI trägt die richtige Zahl ein
  • Pro Spiel stehen 2 Hinweise zur Verfügung
  • Lösung prüfen — KI überprüft das aktuelle Brett auf Fehler

Verlauf:

  • Abgeschlossene Partien mit Zeit, Schwierigkeit und Datum werden gespeichert

Schiffeversenken (Battleship)

Modus: Multiplayer (2 Spieler)

Spiel erstellen:

  • Spieler 1 erstellt eine Partie → erhält einen 6-stelligen Beitrittscode
  • Den Code per Posteingang oder direkt mitteilen

Spiel beitreten:

  • Spieler 2 gibt den Code ein → beide gelangen ins Spielfeld

Spielablauf:

  1. Schiffsplatzierung: Jeder Spieler platziert seine Schiffe per Drag & Drop
  2. Kampfphase: Abwechselnd auf das gegnerische Feld schießen
  3. Treffer werden markiert (🔴), Wasser (🔵) — Schiffe (🟢 bei Treffer)
  4. Wer zuerst alle gegnerischen Schiffe versenkt, gewinnt

Quiz

Modus: Einzelspieler (KI-generierte Fragen)

Spielkonfiguration:

  • Kategorie wählen: Geschichte, Wissenschaft, Sport, Geographie, Kunst, Musik, Film, Literatur, Natur, Technologie (10 Kategorien)
  • Schwierigkeit: Leicht, Mittel, Schwer
  • Anzahl Fragen: 5 bis 20

Spielablauf:

  • Jede Frage hat 4 Antwortmöglichkeiten (Multiple Choice)
  • Zeitlimit pro Frage
  • Ergebnis-Auswertung am Ende mit Punktzahl und Prozentwert

Hinweis: Jede Quiz-Runde erzeugt neue KI-generierte Fragen → verbraucht Credits.

Stadt Land Fluss (SLR)

Modus: Solo oder Multiplayer

Spielkonfiguration:

  • Kategorien anpassen (Standard: Stadt, Land, Fluss; beliebig erweiterbar)
  • Rundenanzahl: 3 bis 10
  • Multiplayer: Spiel erstellen → Code teilen → andere Spieler können beitreten

Spielablauf:

  1. Buchstabe wird ausgelost
  2. Alle Spieler füllen die Kategorien mit Begriffen zum Buchstaben aus
  3. Nach Ablauf der Zeit oder wenn jemand fertig ist → Runde endet
  4. KI bewertet die Antworten (korrekt / falsch / doppelt)
  5. Punkte werden vergeben — wer nach allen Runden am meisten hat, gewinnt

16. Posteingang

Übersicht

Der Posteingang sammelt alle eingehenden Einladungen und geteilten Inhalte anderer Nutzer.

Was du im Posteingang findest

Typ Beschreibung
Geteilte Notiz Eine andere Person hat eine Notiz mit dir geteilt
Geteilte Sammlung Eine Sammlung wurde für dich freigegeben
Spiel-Einladung Eine Einladung zu Schiffeversenken oder Stadt Land Fluss

Einladungen verwalten

Für jeden Eintrag stehen zur Verfügung:

  • Annehmen — Inhalt wird in deinen Account übernommen / Spiel wird beigetreten
  • Ablehnen — Einladung wird abgelehnt und archiviert

Angenommene und abgelehnte Einladungen werden im Archiv-Bereich aufgelistet.

Spiel-Einladungen

Spiel-Einladungen zeigen zusätzlich:

  • Beitrittscode (6-stellig) zum Kopieren
  • Spielen-Button, der direkt ins Spiel weiterleitet
  • Spieldetails (Kategorien, Spieleranzahl)

17. Chat

Zugang

Der Chat ist über die Sidebar (MessageCircle-Icon) oder die Bottom-Navigation auf dem Smartphone erreichbar. Er ermöglicht direkte Nachrichten zwischen Nutzern der App — nur wer sich gegenseitig als Kontakt akzeptiert hat, kann miteinander schreiben.

Basic-Plan und höher — der Chat ist in jedem aktiven Abonnement enthalten.

Sichtbarkeit aktivieren

Damit andere Nutzer dich finden und dir Nachrichten schicken können, musst du dich zuerst sichtbar machen:

  1. Einstellungen → Chat & Kontakte
  2. Toggle „Für Chat auffindbar" aktivieren

Solange der Toggle deaktiviert ist, erscheinst du in keiner Suche.

Neuen Chat starten

  1. Chat öffnen
  2. + (Plus-Icon) oben rechts antippen
  3. Namen des anderen Nutzers eingeben (mind. 2 Zeichen)
  4. Person aus der Vorschlagsliste auswählen
  5. Eine Chat-Anfrage wird gesendet — die andere Person muss diese zuerst annehmen, bevor ein Chat zustande kommt

Nur Nutzer mit aktiviertem „Für Chat auffindbar"-Toggle erscheinen in der Suche.

Anfragen-System

Anfragen empfangen:

  • Im Chat-Fenster gibt es ganz oben einen Bereich „Anfragen (N)"
  • Jede eingehende Anfrage zeigt den Absender-Namen
  • Per ✓-Button (grün) annehmen oder ✕-Button (rot) ablehnen
  • Nach Annehmen: Chat wird normal geöffnet, beide sind gegenseitig in der Kontaktliste
  • Nach Ablehnen: Anfrage verschwindet, der Absender findet dich danach nicht mehr in der Suche

Eigene Anfragen:

  • Gesendete (noch nicht beantwortete) Anfragen erscheinen in der Konversationsliste kursiv mit dem Badge „Anfrage"
  • Sie können unter Einstellungen → Chat & Kontakte → Gesendete Anfragen zurückgezogen werden

Nachrichten schreiben

  • Nachricht ins Eingabefeld unten tippen → Senden (Pfeil-Button oder Enter)
  • Eigene Nachrichten lassen sich per Stift-Icon bearbeiten oder per Papierkorb-Icon löschen (erscheint bei Hover)
  • Gelöschte Nachrichten werden als „Nachricht gelöscht" angezeigt

Nachrichtenstatus

Unter jeder eigenen Nachricht erscheint ein kleines Status-Symbol:

Symbol Bedeutung
✓ grau Nachricht wurde gesendet
✓✓ grün Nachricht wurde gelesen

Online-Anzeige

Wenn der Chatpartner gerade im Chat geöffnet ist, erscheint unter seinem Namen „Online" (grün). Verlässt er den Chat, wechselt die Anzeige zurück zu „Direktnachricht".

Chat löschen

Im Chat-Fenster oben rechts befindet sich ein Papierkorb-Icon. Nach Bestätigung (Ja / Nein) wird der gesamte Chat inklusive Nachrichten gelöscht — für alle Teilnehmer.

Push-Benachrichtigungen

Um eine Benachrichtigung zu erhalten wenn du eine neue Nachricht bekommst und die App nicht geöffnet ist:

  1. Glocken-Icon (BellOff) im Chat-Header antippen
  2. Browser-Berechtigung erteilen
  3. Glocke leuchtet grün → Benachrichtigungen aktiv

Zum Deaktivieren: grüne Glocke antippen → Benachrichtigungen werden deaktiviert und die Subscription aus der Datenbank entfernt.

Hinweis: Benachrichtigungen funktionieren am besten wenn die App als PWA installiert ist (Homescreen-Installation). Auf iOS ist Safari erforderlich.

Einstellungen → Chat & Kontakte

Erreichbar über Einstellungen → Chat & Kontakte:

Bereich Funktion
Auffindbarkeit Toggle „Für Chat auffindbar" ein-/ausschalten
Meine Kontakte Alle akzeptierten Chat-Kontakte anzeigen und einzeln entfernen
Gesendete Anfragen Ausstehende eigene Anfragen zurückziehen

18. KI-Assistent

Zugang

Der KI-Assistent ist über das ✨-Symbol erreichbar:

  • Im Notizen-Editor (Bearbeitungsmodus): Dropdown in der Toolbar
  • Im Tagebuch-Editor (Bearbeitungsmodus): Icon in der Toolbar
  • In der Notizenliste: Tiefensuche über das Lupen-Icon

Credit-System

Jede KI-Anfrage verbraucht Credits:

  • 1 Credit = 4.000 Zeichen verarbeiteter Text
  • Die benötigte Anzahl wird automatisch aus der Textlänge berechnet
  • Admin und Family-Accounts haben unbegrenzte Nutzung
  • Normale Accounts bekommen Credits vom Administrator zugeteilt
  • Den aktuellen Credit-Stand siehst du unter Einstellungen → KI-Assistent

Tipp: Textauswahl

Die meisten Notiz-Funktionen arbeiten wahlweise auf dem gesamten Text oder nur auf einer Auswahl:

  1. Text im Editor markieren
  2. ✨-Dropdown öffnen
  3. Ganz oben erscheint „Markierten Text …" — so wird nur die Auswahl verarbeitet

Notizen — 8 KI-Funktionen

Korrekturlesen

Korrigiert Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung.

Ablauf:

  1. ✨ → Korrekturlesen
  2. Vorschau-Dialog: Original (links) vs. Korrektur (rechts)
  3. Übernehmen oder Verwerfen

Stil anpassen

Schreibt den Text in einem anderen Stil um.

  • Formeller: Für E-Mails, Berichte, offizielle Dokumente
  • Informeller: Für persönliche Nachrichten, lockere Kommunikation
  • Kürzer: Verdichtet auf das Wesentliche
  • Länger: Fügt Details, Beispiele und Ausführungen hinzu

Zusammenfassen

Fasst den Text auf 2–3 Kernsätze zusammen.

Strukturieren

Fügt dem Text Überschriften und Abschnitte hinzu und bringt ihn in eine logische Gliederung.

Übersetzen

Übersetzt den Text in Englisch, Spanisch, Französisch oder Italienisch.

Funktioniert auch für markierte Textabschnitte — ideal für zweisprachige Notizen.

Titel vorschlagen

Analysiert den Notizinhalt und schlägt einen prägnanten Titel vor (max. 8 Wörter).

Ablauf:

  1. ✨ → Titel vorschlagen
  2. Dialog zeigt den Vorschlag
  3. Übernehmen → Titel wird direkt gesetzt, oder Verwerfen

Termine erkennen

Liest den Notiztext und extrahiert alle Datums- und Zeitangaben als Kalendertermine.

Ablauf:

  1. ✨ → Termine erkennen
  2. Dialog listet alle erkannten Termine mit Titel, Datum, Uhrzeit und Ort
  3. Termine per Checkbox auswählen oder abwählen
  4. Ziel-Kalender wählen (falls mehrere vorhanden)
  5. X Termine erstellen → Termine werden direkt im Kalender angelegt

Szenario: Du hast ein Meeting-Protokoll mit mehreren Folge-Terminen in einer Notiz: „Nächstes Review: 6. März um 10:00, Präsentation beim Kunden: 15. März 14:00 in München". ✨ → Termine erkennen → beide Termine erscheinen → Kalender wählen → Erstellen. Beide Termine sind sofort im Kalender sichtbar.

Tiefensuche

Durchsucht den vollständigen Inhalt aller Notizen — auch wenn der Suchbegriff nur im Text, nicht im Titel vorkommt. Ergebnisse werden mit Kontext-Ausschnitt angezeigt.

Tagebuch — 2 KI-Funktionen

Schreibimpuls

Generiert einen kreativen Denkanstoß für den aktuellen Tagebucheintrag — 2–3 Sätze, persönlich und reflektiv.

Stimmungsanalyse

Analysiert den aktuellen Tagebucheintrag und beschreibt:

  • Hauptgefühle
  • Stimmungsschwankungen im Text
  • Mögliche Auslöser

Spiele — KI-Funktionen

  • Sudoku: Zelle markieren → KI trägt die richtige Zahl ein (2 Hinweise pro Spiel)
  • Quiz: Generierung der Fragen und Antwortoptionen (AI-powered)
  • Stadt Land Fluss: Bewertung der Antworten auf Korrektheit und Doppelungen

19. Einstellungen

Profil

  • E-Mail: Wird angezeigt, kann nicht geändert werden.
  • Vollständiger Name: Für Begrüßung und Anzeige.
  • Benutzername: Kann geändert werden.
  • Zeitzone: Standardmäßig Europe/Berlin — wichtig für Terminzeiten.
  • Standard-Kalenderansicht: Welche Kalenderansicht beim Öffnen gezeigt wird.

Änderungen mit Speichern bestätigen.

Passwort ändern

Neues Passwort (mind. 8 Zeichen) + Bestätigung eingeben → Passwort speichern.

Design

Drei Optionen:

  • Hell ☀️ — helles Design
  • Dunkel 🌙 — dunkles Design
  • System 🖥️ — übernimmt die Systemeinstellung des Geräts

KI-Assistent

Erreichbar über Einstellungen → KI-Assistent oder direkt über /settings/ai.

Zeigt:

  • Credit-Stand (Fortschrittsbalken + Zahlen) oder „Unbegrenzte Nutzung" bei privilegierten Accounts
  • Übersicht aller KI-Funktionen mit Beschreibung
  • Tipp zur Textauswahl-Funktion

Einrichtungs-Assistent

Der Assistent kann jederzeit erneut gestartet werden:

Einstellungen → Einrichtungs-Assistent → Setup erneut starten

So lassen sich nachträglich Kalender anlegen, Einstellungen anpassen oder Push-Benachrichtigungen konfigurieren.

Abrechnung / Abonnement

Erreichbar über Einstellungen → Abrechnung.

Zeigt den aktuellen Abonnementstatus und verfügbare Module. Freigeschaltete Features sind aktiv, gesperrte mit einem PRO-Badge versehen.

Datensicherheit & Export

Erreichbar über Einstellungen → Datensicherheit & Export.

Deine Daten gehören dir — du kannst sie jederzeit herunterladen.

Was wird exportiert?

Ein vollständiger Export enthält alle deine persönlichen Inhalte:

  • Notizen und Ordner
  • Kalender und Termine
  • Tagebucheinträge und Tagebücher
  • Kontakte
  • Finanzen (Konten, Buchungen, Kategorien)
  • Kanban-Boards und Karten
  • Reisen und Routen
  • Aufgaben und Gewohnheiten

Wie exportiere ich meine Daten?

Einstellungen → Datensicherheit & Export → „Meine Daten herunterladen"

Es wird eine .json-Datei heruntergeladen. Du musst sie nicht öffnen oder verstehen — einfach sicher ablegen (z. B. Google Drive, iCloud, externe Festplatte).

Wozu brauche ich die Datei?

  • Als persönliche Sicherungskopie für den Fall, dass du versehentlich etwas löschst
  • Auf Wunsch kann der Administrator deine Daten aus dieser Datei wiederherstellen
  • Du hast jederzeit Kontrolle über deine eigenen Inhalte

Tipp: Leg die Datei an einem sicheren Ort ab und mache alle paar Monate einen neuen Export — so hast du immer eine aktuelle Kopie.

20. Admin-Bereich

Der Admin-Bereich ist nur für Accounts mit der Rolle Admin sichtbar und zugänglich (Link in der Sidebar ganz unten).

Einrichtungs-Assistent (Setup-Flow für neue Nutzer)

Beim ersten Login neuer Nutzer startet automatisch ein 7-stufiger Einrichtungs-Assistent. Er führt durch die wichtigsten Grundeinstellungen.

Technisch:

  • Das Flag onboarding_done in der profiles-Tabelle steuert ob der Assistent gezeigt wird
  • Beim Abschließen wird onboarding_done = true gesetzt
  • Nutzer können den Assistenten jederzeit über Einstellungen → Einrichtungs-Assistent neu starten (setzt onboarding_done nicht zurück — der Dialog öffnet einfach erneut)

Schritte des Assistenten:

  1. Willkommen — Begrüßung mit Vorname
  2. Kalender — Geburtstage, Aufgaben, Feiertage anlegen
  3. Profil — Name, Benutzername, Zeitzone, Kalenderansicht, Namensanzeige, Passwort
  4. Push — Browser-Benachrichtigungen aktivieren
  5. Design — Theme wählen
  6. Handbuch — Link zum Handbuch
  7. Fertig — Konfetti-Animation 🎉

Nutzer-Übersicht

Eine Tabelle aller registrierten Nutzer mit:

  • E-Mail, Name, Benutzername
  • Rolle (User / Family / Admin)
  • Status (Aktiv / Gebannt / E-Mail bestätigt)
  • KI-Credits (Gesamt / Verbraucht)
  • Aktions-Buttons

Neuen Nutzer anlegen

Über + Neuer Nutzer:

  • E-Mail und Name (Pflichtfelder)
  • Passwort (mind. 6 Zeichen)
  • Rolle: User, Family oder Admin
  • E-Mail-Bestätigung überspringen (Account ist sofort nutzbar)

Nutzer verwalten

Pro Nutzer in der Tabelle stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Rolle ändern Dropdown: User / Family / Admin
Sperren Account deaktivieren (Login nicht mehr möglich)
Entsperren Gesperrten Account reaktivieren
E-Mail bestätigen Manuelle Bestätigung ohne E-Mail-Link
Löschen Account und Daten permanent löschen

KI-Credits verwalten

Klick auf das Stift-Icon bei einem Nutzer → Formular:

  • Neues Credit-Limit eingeben
  • Wird sofort wirksam

Rollen und KI:

  • User — hat ein Credit-Limit, das der Admin setzt
  • Family — unbegrenzte KI-Nutzung
  • Admin — unbegrenzte KI-Nutzung

Abonnement-Verwaltung

Im Admin-Bereich können Nutzer-Abonnements eingesehen und verwaltet werden:

  • Aktive Abonnements pro Nutzer
  • Module freischalten oder sperren
  • Ablaufdaten einsehen

Admin-Statistiken

Am Seitenende: Gesamtzahl der Nutzer, aktive Nutzer, gesperrte Nutzer, Registrierungen (heute / diese Woche / diesen Monat).

Export & Datensicherung

Der Tab Export im Admin-Bereich (nur für Admins sichtbar) bietet drei Funktionen:

Gesamt-Export (alle Nutzer)

Exportiert Profildaten und Abo-Informationen aller Nutzer als JSON-Datei — keine persönlichen Inhalte (Notizen, Kalender etc.). Nützlich als Übersicht oder für Backups der Nutzerverwaltung.

Datenbank-Backup starten

Mit „Datenbank-Backup jetzt starten" wird ein vollständiges pg_dump-Backup der gesamten Datenbank über GitHub Actions ausgelöst.

  • Das Backup läuft ~1–2 Minuten im Hintergrund
  • Danach erscheint automatisch ein Eintrag mit Datum, Uhrzeit und einem direkten Link zum GitHub-Artifact
  • Artifacts werden 90 Tage aufbewahrt und können dort heruntergeladen werden
  • Täglich um 03:00 Uhr MEZ läuft das Backup auch automatisch

Wo liegt das Backup? GitHub → Repository → Actions → „DB Backup" → Run öffnen → Artifacts → herunterladen.

Nutzer-Export & Wiederherstellung

Pro Nutzer stehen zwei Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Exportieren Vollständigen Export aller Inhalte des Nutzers als JSON herunterladen
Wiederherstellen JSON-Datei hochladen und Daten des Nutzers per Upsert wiederherstellen

So stellst du Daten eines Nutzers wieder her:

  1. Admin → Export → Nutzer in der Liste suchen
  2. Wiederherstellen klicken → JSON-Datei auswählen
  3. „Jetzt wiederherstellen" → Das System spielt alle Datensätze per Upsert ein
  4. Bestehende neuere Daten bleiben erhalten — nur Fehlende oder Ältere werden ergänzt/aktualisiert

Szenario — Neues Familienmitglied einrichten

Du richtest einen Account für ein Familienmitglied ein: Name, E-Mail, sicheres Passwort, Rolle „Family", E-Mail-Bestätigung überspringen. Das Familienmitglied kann sich sofort einloggen und hat automatisch unbegrenzte KI-Nutzung.

Szenario — Nutzer hat versehentlich Daten gelöscht

Ein Nutzer meldet, er hat alle seine Notizen gelöscht. Du gehst zu Admin → Export, findest ihn in der Liste und klickst „Wiederherstellen". Du lädst seine zuletzt gespeicherte JSON-Sicherungskopie hoch und bestätigst. Alle Notizen sind innerhalb von Sekunden wiederhergestellt.

21. Mobile & PWA

Als App installieren

Die App kann auf dem Homescreen installiert werden und verhält sich dann wie eine native App (kein Browser-Chrome):

iPhone / iPad (Safari):

  1. Seite in Safari öffnen
  2. Teilen-Icon antippen → „Zum Home-Bildschirm"
  3. Name bestätigen → Hinzufügen

Android (Chrome):

  1. Seite in Chrome öffnen
  2. Menü → „App installieren" (oder Banner am unteren Rand)

Mobile Navigation

Auf kleinen Bildschirmen (Smartphone) wird die Sidebar durch eine Bottom-Navigation ersetzt: Icons für alle Haupt-Bereiche, fixiert am unteren Bildschirmrand.

Offline

Grundlegende Inhalte können auch ohne Internetverbindung angezeigt werden (Service Worker im Hintergrund). Änderungen werden synchronisiert sobald wieder eine Verbindung besteht.

Bedienungshinweise Mobile

  • Drawer / Sheets: In mehrspaltig en Bereichen (Notizen, Tagebuch, Kontakte) öffnet sich der linke Panel als Drawer von unten oder der Seite.
  • Zurück-Button: Erscheint wenn ein Detail geöffnet ist.
  • Zooming deaktiviert: Text-Inputs haben 16 px Mindestgröße, damit Safari auf iOS nicht automatisch hineinzoomt.
  • Orientierung: Die App unterstützt Hoch- und Querformat auf allen Geräten.

22. Tipps & Tricks

Verknüpfungen zwischen Bereichen

  • Termine aus Notizen erstellen: Notiz mit Termininfos schreiben → ✨ → Termine erkennen → direkt in den Kalender.
  • Notizen untereinander verlinken: Im Editor >> tippen → Notiz aus der Liste wählen → klickbarer Link.
  • Gewohnheiten und Ziele kombinieren: Trage dein Gewohnheits-Ziel (z. B. „30 Tage täglich Sport") als Ziel ein und tracke es parallel im Gewohnheits-Tracker.
  • Reisekosten in Finanzbuch buchen: Reise-Ausgaben lassen sich direkt als Transaktionen in ein bestehendes Finanzbuch eintragen.
  • Tagebuch aus Reiseprotokoll: Im Reise-Log-Tab einen Eintrag öffnen → „Als Tagebucheintrag speichern" — der Eintrag erscheint automatisch im gewählten Journal.

Tastaturkürzel (Editor)

Shortcut Funktion
Strg/Cmd + B Fett
Strg/Cmd + I Kursiv
Strg/Cmd + U Unterstrichen
Strg/Cmd + Z Rückgängig
Strg/Cmd + Shift + Z Wiederholen

Dark Mode schnell wechseln

Einstellungen → Design → Auswahl. Oder einfach die Systemeinstellung des Geräts ändern, wenn „System" ausgewählt ist.

Credit-Sparen bei langen Texten

Wenn du nur einen Abschnitt überarbeiten willst: Text markieren und dann ✨ öffnen — so wird nur der markierte Teil an die KI gesendet und weniger Credits verbraucht.

Spiele beitreten über den Posteingang

Erhältst du eine Spiel-Einladung, erscheint sie automatisch im Posteingang. Von dort kannst du mit einem Klick direkt ins Spiel einsteigen — ohne den Beitrittscode manuell eingeben zu müssen.

Ordner-Sidebar in Notizen anpassen

Die Ordner-Sidebar lässt sich durch Ziehen des Trennbalkens verbreitern oder schmaler machen. Die Einstellung wird gespeichert und bleibt beim nächsten Besuch erhalten.

23. Health & Nutrition (Add-on)

Das Health-Modul ist dein persönlicher Gesundheits-Coach in der App — ein digitales Tagebuch für Ernährung, Gewicht, Wasser und Fasten. Es ist als Add-on buchbar und kann in den Einstellungen unter „Abo & Abrechnung" freigeschaltet werden.

Übersicht

Die /health-Seite ist wie ein Tagebuch aufgebaut: Du siehst immer einen Tag auf einmal und kannst mit den Pfeilen ← → durch vergangene Tage blättern. Zukünftige Tage sind gesperrt.

Ziele einrichten

Bevor du mit dem Tracken beginnst, empfiehlt es sich, deine Ziele zu hinterlegen. Klicke dazu auf das Einstellungen-Icon (⚙️) oben rechts:

Feld Beschreibung
Startgewicht Dein Ausgangsgewicht beim Start
Zielgewicht Dein angestrebtes Zielgewicht
Startdatum / Zieldatum Zeitraum für das Gewichts-Diagramm
Kalorienziel Tägliches Ziel in kcal (Standard: 2.000)
Wasserziel Tägliches Ziel in ml (Standard: 2.500)

Gewicht tracken

Trage täglich dein aktuelles Gewicht ein und klicke Speichern. Mit einem Klick auf das Diagramm-Icon öffnet sich der Gewichtsverlauf der letzten 90 Tage:

  • Lila Linie: tatsächliches Gewicht
  • Gestrichelte Linie: berechnete Ziel-Linie vom Start- zum Zieldatum
  • Grüne Linie: Zielgewicht

Wassertracker

Der Wassertracker zeigt deinen Fortschritt als Fortschrittsbalken. Nutze die Schnell-Buttons (+150ml, +250ml, +330ml, +500ml) für eine schnelle Eingabe. Der Balken wird grün, sobald du dein Tagesziel erreicht hast.

Mahlzeiten erfassen

Mahlzeiten sind in vier Kategorien unterteilt: Frühstück, Mittag, Abendessen und Snack.

KI-Erkennung (Gemini Flash): Tippe im violetten Feld einfach ein, was du gegessen hast — z. B. „Haferflocken mit Milch und Banane" — und tippe auf den Sparkles-Button. Die KI schätzt automatisch Kalorien, Protein, Kohlenhydrate und Fett und befüllt alle Felder. Du kannst die Werte anschließend manuell anpassen.

Hinweis: Die KI-Erkennung verbraucht 1 KI-Credit pro Analyse.

Manuell eingeben: Klicke auf „Manuell eingeben / bearbeiten", um alle Felder direkt auszufüllen. Einträge können per Mülleimer-Icon gelöscht werden.

Kalorienübersicht

Oben auf der Seite siehst du deinen Kalorienfortschritt für den Tag mit Balken und aufgeschlüsselten Makros (Protein, Kohlenhydrate, Fett).

Fasten-Timer

Wähle dein Fastenfenster: 16:8, 18:6 oder 20:4. Mit einem Tippen startet der Timer sofort. Die aktuelle Fastendauer wird live angezeigt. Beim Start wird automatisch ein Kalender-Eintrag erstellt. Du kannst die Session als erfolgreich beendet markieren oder abbrechen.

KI-Motivationstext

Jeden Tag erscheint im Overview-Widget ein personalisierter Motivationssatz von Gemini — basierend auf deinem Fortschritt (abgenommene kg, Zielgewicht). Der Text wird 1x pro Tag generiert und dann aus dem Cache geladen.

Overview-Widget

Das Health-Widget kann in der Übersicht unter „Dashboard anpassen" aktiviert werden. Es zeigt Kalorien, Wasser, Gewicht und den Motivationstext mit Direktlink zur Health-Seite.

Kalender-Sync

Wenn du einen Fasten-Timer startest, wird automatisch ein Termin im Kalender angelegt mit der Fasten-Art und berechneter Dauer.

Preise

Modul Preis
Health & Nutrition 3,99 €/Monat

Im Pro-Plan ist Health & Nutrition bereits enthalten.

Stand: März 2026

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